Gmail è un ottimo servizio di posta, gratuito, molto capiente, con funzionalità di archiviazione e ricerca dei messaggi molto intuitive e veloci (è basato sui TAG, anziché sulle cartelle) ma di questo tratteremo in un altro articolo a parte.
In questo articolo ci vogliamo occupare di chi vuole utilizzare le funzionalità tecnologicamente avanzate dei server di Gmail, con il proprio dominio di posta.
In pratica si tratta di “abbandonare” il proprio gestore del servizio email per trasferire tutta la gestione della posta sui server di Gmail, perché ciò sia possibile, però, sono necessari alcuni accorgimenti ed una particolare serie di “sine qua non” tecniche del proprio dominio.
10 buoni motivi per utilizzare GMail
- è gratuito
- 7Gb di spazio mail (per ogni casella e in continuo aumento)
- disponibilità di 50 account utente per ogni dominio
- uso dei TAG (anche automatici) per la ricerca dei messaggi
- possibilità di usarlo come sistema di backup della posta (da tenere sia online che sul proprio pc)
- possibilità di condivisione delle email tra gruppi di lavoro
- visibilità online anche dei messaggi inviati e non solamente di quelli ricevuti
- strumenti web 2.0 aggiuntivi in continuo aggiornamento (es. videochat, antispam, ecc…)
- versione dell’interfaccia web ottimizzata anche per i dispositivi mobili
- è un servizio altamente affidabile e sicuro
Condizioni perché sia possibile il passaggio a Gmail dal proprio dominio:
– avere i parametri di accesso al dominio;
– il dominio deve avere la possibilità di essere gestito tramite DNS (su Aruba, è il servizio “Gestione DNS”);
– avere sotto mano i parametri di accesso allo spazio FTP (potrebbero non essere gli stessi del pannello di controllo);
E’ utile anche avere a portata di mano una lista con tutti gli indirizzi email e gli alias (comprese le password) presenti sul proprio dominio. Si consiglia di effettuare il passaggio a Gmail durante il weekend o in momenti di bassa ricezione delle email (Agosto ad esempio…).
Per prima cosa
è necessario iscriversi a Google Apps, è gratuito nella versione “standard” fino a 50 utenti, per la registrazione potete andare a questo link: http://www.google.com/a/cpanel/domain/new?hl=it è necessario specificare i dati del dominio e i propri dati personali.
Una volta terminata la registrazione, sarà necessario effettuare la “verifica della proprietà del dominio“, che aiuterà Google a stabilire che siete realmente il possessore del dominio in questione.
Come funziona? Avete due possibilità, la pubblicazione sul vostro sito di un particolare file HTML o l’inserimento di un nuovo CNAME dal pannello di controllo dei DNS. Per motivi di tempo vi cosiglio di utilizzare il file HTML, dato che i DNS per poter essere verificati hanno bisogno di tempo (fino a 48 ore in certi casi!), mentre la verifica del file HTML è pressoché immediata.
Per pubblicare il file HTML è sufficiente creare in locale il file richiesto da google “ googlehostedservice.html” e inserire al suo interno un valore che sarà specificato da Google al momento della registrazione. Fatto ciò sarà sufficiente collegarsi via FTP alla root (la cartella principale) del vostro sito web e pubblicare (upload) il file.
In questo modo i servizi saranno attivati e potrete iniziare a gestire comodamente il vostro account GMail.
A questo punto, per il servizio email, dovrete andare sul pannello di gestione dei DNS e modificare tutti i record MX (quelli della posta elettronica) e, a seconda delle preferenze, anche i CNAME.
Nel caso di Aruba, dovrete inserire i parametri come nella foto qui sotto
Potete anche abbinare l’host “webmail” che trovate sempre nel pannello di gestione DNS, più sotto, con il server “ghs.google.com” (poi vedremo perché!), attenzione che di voci “webmail” probabilmente ce ne sono due e vanno modificate entrambe!
A questo punto, una volta salvate le modifiche, sarà necessario attendere fino a 48 ore (ma varia da pc a pc e da connessione a connessione, non vi sto a spiegare qui come mai) perché le modifiche vengano propagate in rete.
Ora è il momento di configurare i client di posta e il pannello di GMail stesso creando le caselle necessarie.
Una puntualizzazione piuttosto importante, che spesso viene dimenticata:
passando a GMail, di fatto, viene cambiato l’intero sistema di server che si occupano di gestire la vostra posta elettronica, è quindi necessario REINSERIRE tutte le caselle di posta (perché di fatto NON esistono sul nuovo server) e gli ALIAS (in gmail sono i gruppi) potete volendo riutilizzare le stesse password che avevate in precedenza, andranno comunque effettuate modifiche della configurazione di tutti i client che accedono alla posta.
Per configurare i client di posta potete fare riferimento a quanto specificato da GMail nei suoi tutorial:
http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=12103&cbid=-j4geeuwklra2&src=cb&lev=answer
In particolare però le operazioni da effettuare saranno le seguenti:
– Attivare la funzione POP dall’account GMail (https://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=13273)
– Impostare il server della posta in arrivo come POP3 (inserire pop.gmail.com)
– Impostare il server della posta in uscita (SMTP) inserendo smtp.gmail.com
– ATTENZIONE: impostare “Autenticazione del server di posta in uscita necessaria: attivata”
– Nelle impostazioni Avanzate specificare la porta di uscita (smtp) con il valore 465 e attivare la crittografia SSL
– Impostare la crittografia SSL anche per la posta in arrivo (pop3) e verificare che la porta sia 995
– Impostare come username l’indirizzo completo (ad es. info@nomedominio.it) e la relativa password
(attenzione! verificate nelle opzioni avanzate che la porta dell’smtp sia 465, a volte viene automaticamente cambiata anche se l’avete specificata correttamente in precedenza, controllate sempre DUE volte)
A questo punto basterà attendere 48 ore (per la propagazione dei DNS) per poter utilizzare appieno le fantastiche funzionalità di GMail (potrete anche gestire la posta tramite webmail e utilizzare i tag come filtri di ricerca, al posto dele cartelle).
Una funzionalità piuttosto interessante sta anche nel fatto che non solo le email in arrivo saranno visibili nel pannello della webmail, ma anche quelle INVIATE, che saranno quindi sempre disponibili su web per essere consultate.
Nelle 48 ore che dovrete aspettare per la propagazione dei DNS è possibile che la posta arrivi ancora al vecchio provider, in tal caso per visualizzarla sarà necessario andare alla pagina della webmail del vostro vecchio provider (nel caso di Aruba è http://webmaildomini.aruba.it ) e specificare l’indirizzo completo e la password (vecchia) della casella di posta che intendete visualizzare.